좋은 회의란

좋은 회의란 무엇일까?


직장인에게 '회의'는 대부분 안 좋은 감정임

인크루트가 직장인 604명을 조사했을 때, 56%가 회의 중 딴짓을 해본 적 있다고 답했으며,

회사 회의가 효율적이라고 답한 사람은 38.1%에 불과했음

회의 시간도 짧지 않은데, 회의 한 번에 1시간 이상을 쓴다는 직장인은 303% 였음

문제는 회의가 길다는 것보다 회의가 끝나도 끝난 것 같지 않다는 것임


미국 한 조사자료에 따르면, 기업들이 비생산적인 회의 때문에 보는 손실은 연간 370억 달러로 추산됨

관리자와 임원들은 일주일에 약 13시간을 회의에 쓰는데 거의 이틀 가까이 회의만 하는 것임

그렇다고 회의를 없앨 수는 없는 게 조직에서 여러 사람이 같이 일하려면 의견을 맞추는 시간이 필요함

결국 문제는 의사결정을 위한 회의가 아닌 회의 자체가 일이 되는 회의 같지 않은 회의임

대표적인 게 '답정너 회의'임

이미 결론이 정해져 있는데 사람들을 모으고 관련 없는 사람도 참석함

한 시간 동안 이야기를 하지만 결국 실제로 결정되는 것은 정해져 있거나 없음


회의가 끝나면 더 큰 문제가 시작될 수도 있음

글로벌 호의 솔루션 기업 자브라의 조사에서는

직장인의 66%가 회의가 끝난 뒤에도 자신이 무엇을 해야 하는지 불분명한 경우가 많다고 답함

59%는 회의 결과를 명확히 하기 위해 추가 업무까지 했다고 함

회의를 했는데 일이 줄어드는 게 아니라 오히려 일이 생긴 것임

회의록, 보고서, 상사에게 확인, 결론이 안 날 경우 추가 회의 등 여러 부차적인 것이 발생하는데

이걸 '회의 부채'라고 부름

회의 한 번의 비용은 참석자들이 회의실에 앉아 있는 1시간이 전부가 아니라

회의 자료 준비 시간부터, 회의시간, 그리고 부차적인 것들까지 모두 포함임


회의를 망치는 더 근본적인 문제가 하나 있는데, '가짜 합의'임

회의에서 사장이 혹은 상사가 'AI를 적극 활용합시다', '매출을 확대합시다' 얘기하면, 다들 수긍함

구체적으로 들어갈 때 문제가 발생함

AI에 얼마를 투자할 지, 어디서 활용할지, 매출을 어떻게 늘릴지 등

이런 점들을 잡다보면 이해관계가 달라지고 실제 행동 시 합의하지 않은 것들이 발생함

하버드 비지니스 리뷰는 이런 현상을 '가짜 합의'라고 설명함

한국은 이런 가짜 합의가 더 빈번히 발생하는데, 특유의 수직적이고 군대 문화 때문임


그렇다면 회의를 어떻게 해야 잘할 수 있을까?

회의를 잘하는 방법은 의외로 단순함

회의를 시작하기 전에 두 가지를 미리 정하는 것임

'왜 모이는지'

'오늘 무엇을 결정해야 하는지'


주얼리 기업 판도라 사례가 대표적인 예시임

2019년 당시 CEO였던 알렉산더 라식이 회사를 살펴보니 해결해야 할 문제가 46개나 있었음

보통 회사라면 워크숍을 열어 46개 현안을 하나씩 설명했을 것임

라식은 다르게 접근함

워크숍 목표를 46개 문제를 논의한다가 아닌 46개 문제를 12개 우선순위로 줄인다로 정함

회의가 끝났을 때 무엇이 남아야 하는지를 먼저 정한 것임

논의가 목적이 아니라 결정이 목적이었음


회의 인원도 중요함

스탠퍼드대 로버트 서턴 교수 연구에서는 효과적인 회의 인원으로 5 ~ 8명 정도가 제시되었음

사람이 너무 많아지면 토론보다 발표가 되어버림

발언하지 않는 사람이 늘면서 회의가 수동적으로 변하는 것임


질문 방식도 중요한데,

"어떻게 생각하세요?"라고 상사가 물으면 대부분 무난한 답변을 제시함

반면, "이 방안이 실패한다면 가장 가능성 높은 이유가 뭘까요?"

라고 물으면 반대 의견이 나오기 쉬움

즉, 상사는 적절한 때에 적절한 질문을 해야 한다는 것임


좋은 회의는 모두가 동의하는 회의가 아니라

서로 다른 생각을 빠르게 확인하고 그럼에도 무엇을 할지 결정하는 회의임

회의가 많다는 건 겉에서 보기에 열심히 일하고 있다는 것으로 보일 수 있으나,

반대로 결정된 게 별로 없는 생산성 회의만 많다는 증거도 될 수 있음

일하기 위해 회의를 하는 것과 회의 하느라 일을 못하는 것은 전혀 다른 이야기임


좋은 회의는 말을 많이 한 회의가 아니라, 다음 회의가 필요 없어지는 회의임